Forandringsprocessen

Hvordan konverterer man kontoret fra en statisk størrelse til et fleksibelt parameter, som kan benyttes aktivt i den organisatoriske forandringsproces? Hver enkelt organisation må gennem en proces, hvor den analyserer sig frem til det indretningskoncept, der skaber den bedste sammenhæng mellem organisatoriske og strategiske mål, arbejdsopgaver, menneskelige ressourcer og fysiske rammer.

Ved at gennemgå følgende faser, er der gode muligheder for at processen bliver vellykket:

Strategiske overvejelser

Med udgangspunkt i virksomhedens visioner og strategier, må ledelsen definere klare målsætninger for forandringsprocessen. Ledelsen bør endvidere overveje hvordan kommunikationen om forandringsprocessen skal foregå i forhold til medarbejderne - både før, under og efter processen er i gang.

Medarbejderinvolvering

Det er overordentligt vigtigt, at medarbejderne bliver involveret i processen, både i forhold til målsætning, definering af behov, brugerprofiler og i forhold til dialogen om kontorindretningen.

Analyse

Der findes en række metoder som kan hjælpe med at klarlægge grundlaget for dialogen om det optimale kontorkoncept. Metoderne er beregnet på at udrede organisationens og medarbejdernes objektive og subjektive behov:

Analyse af organisationen
Ledelsen identificerer de organisatoriske mål, der skal understøttes, fx samarbejde på tværs, projektarbejde og lignende. På baggrund heraf tilrettes organisationsstrukturen.

Ændring af procedure
Organisationens it-systemer, arbejdsformer og -procedurer gennemgås og justeres.

Spørgeskemaundersøgelse
Med en spørgeskemaundersøgelse afdækkes de arbejdsprocesser indretningen skal understøtte.

Kortlægning
De forskellige arbejdssituationer og tidsforbruget kortlægges systematisk mhp. at kunne definere de forskellige medarbejdertyper og brugerprofiler.

Interview
Medarbejderne beskriver deres arbejdsprocesser samt behov for IT og arkiv.

Bygningsmæssige rammer

På baggrund af analysen skal det vurderes om de eksisterende bygningsmæssige rammer er forenelige med det ønskede kontorkoncept. Forslag til indretning og vurdering gennemføres i samarbejde med arkitekt og andre rådgivere.

Pilotprojekt

En repræsentativ gruppe af medarbejdere kan høste mange erfaringer ved i en periode at arbejde i et pilotprojekt svarende til den nye indretning.

Evaluering

Gennem hele processen bør hver enkelt fase evalueres med henblik på justeringer. Ligeledes bør der, efter forandringerne er gennemført, løbende foretages en evaluering af kontorkonceptet. Det må forventes, at konceptet løbende skal justeres for at råde bod på uhensigtsmæssigheder og tilpasse det til de løbende ændringer, der finder sted.

Læs også om:

• Nye måder at arbejde på  
• Den aktivitetsbaserede arbejdsplads i SES
  

			Sidst redigeret 09-08-2005